Gleichbehandlung

Durch die Gleichbehandlung von Rechnungen auf Papier und elektronischen Rechnungen sollen Geschäftsprozesse in ganz Europa einfacher und effizienter werden. (Bild: Michael Staudinger / PIXELIO, www.pixelio.de)

Mit 1. Jänner 2013 kam es auch endlich in Österreich zu einer Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung. Im Mittelpunkt dieser Neuregelung steht die grundsätzliche Gleichbehandlung von Rechnungen auf Papier und elektronischen Rechnungen.

Geschäftsprozesse sollen in ganz Europa einfacher und effizienter werden und dadurch die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert werden, das sieht die „Digitale Agenda für Europa“ der EU-Kommission vor. Vor allem der elektronischen Rechnungsstellung kommt dabei eine wichtige Rolle zu, denn in diesem Bereich liegen die größten Möglichkeiten zu Einsparungen. Erreicht werden soll dieses Ziel durch die rechtliche Gleichstellung von E-Rechnung und Papierrechnung.

Die WKÖ hat in einem Schreiben wie folgt über die Neuerung informiert: „Unternehmen dürfen ab 2013 Rechnungen auch per E-Mail (sofern der Empfänger dieser Übermittlungsweise zustimmt) oder als E-Mail-Anhang, Web-Download, PDF oder Textdatei übermitteln. Bisher war die Übermittlung per E-Mail nur dann möglich, wenn die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts der elektronischen Rechnung durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder mittels EDI-Verfahren gewährleistet war“. Und weiter: „Nun kann der Unternehmer auch ‚innerbetriebliche Steuerungsverfahren‘ anwenden, um nachzuweisen, dass der Zahlungsanspruch zu Recht besteht. Im Wesentlichen geht es bei diesem Nachweis darum, einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung zu schaffen. Der Unternehmer kann das für ihn geeignete Verfahren selbst wählen, wobei beispielsweise ein Vergleich der Rechnung mit einem Lieferschein oder einer Bestellung als Prüfpfad vorstellbar ist. Der Vergleich darf dann sowohl manuell als auch im Rahmen des Rechnungswesens erfolgen. Das gewählte Verfahren muss allerdings dokumentiert werden.“

Großes Potential

Wie groß der Nutzen für Österreich sein kann, hat im Auftrag der WKÖ eine aktuelle Studie zum „Nutzenpotenzial der E-Rechnung in Österreich“ errechnet: Angenommen, in ganz Österreich würden statt Papierrechnungen nur noch PDF-Rechnungen verschickt, der volkswirtschaftliche Nutzen läge bei jährlich 3 Milliarden Euro. Wenn jedoch mehr als die Hälfte dieser elektronischen Rechnungen in einem Format verschickt würde, das zusätzlich die automatische Weiterverarbeitung beim Empfänger ermöglicht, steigt der Nutzen auf 8 Milliarden Euro. Werden nun noch bestehende gesetzliche Hemmnisse – vor allem im Bereich der Archivierung – beseitigt, ergibt sich für die E-Rechnung in Österreich ein Nutzenpotenzial von insgesamt 9 Milliarden Euro – pro Jahr! Dieses Potenzial wird heute also nur zu einem kleinen Teil ausgeschöpft.

Zwar verschickt rund die Hälfte der österreichischen Unternehmen elektronische Rechnungen und drei Viertel empfangen solche. E-Rechnungen machen jedoch selten mehr als 10% aller empfangenen Rechnungen aus. Von den Vorteilen strukturierter E-Rechnungen, die automatisch weiterverarbeitet werden können, profitieren bisher hauptsächlich große Unternehmen. Die Vielzahl der KMU setzt nach wie vor auf PDF-Rechnungen. Bei solchen bildhaften Formaten ist eine automatisierte Verarbeitung allerdings nicht möglich.

Archivierung elektronischer Rechnungen

Die Neuregelung sieht auch vor, dass elektronische Rechnungen ab nun im ursprünglichen Format gemeinsam mit der digitalen Signatur archiviert werden müssen.

Mit der Gleichstellung wird eine langjährige Forderung der WKO endlich Realität. „Wichtigste Aufgabe derzeit ist und bleibt daher eine praxistaugliche und möglichst rasche Umsetzung der EU-Richtlinie, damit alle Unternehmen unabhängig von der Größe unmittelbaren Nutzen aus der elektronischen Rechnungsstellung ziehen können, ohne weiterhin Zeit und Nerven in die Überprüfung formaler Nebenaspekte verschwenden zu müssen“, so Gerhard Laga, Leiter E-Center der WKÖ.